Šest stvari, ki vam v službi kradejo čas

7:51

S podpisom pogodbe o zaposlitvi in novim delovnim mestom ne prejmete le rednih prihodkov in novih izkušenj, temveč tudi določene obveznosti, ki jih je na dnevni ravni treba izpolnjevati. Delovno okolje bi moralo biti ustvarjeno za večanje učinkovitosti, a če pogledate globlje, je ravno na tem področju največ manjših motečih dejavnikov, zaradi katerih ste manj produktivni. Takoj ko sedete v miren velik prostor z optimalno temperaturo in mislite, da vas nič več ne more zmotiti pri delu, se začnete zavedati kradljivcev časa, ki vplivajo na uspešnost vašega dela.

Startup Stock Photos

1. Nejasne delovne naloge
Na začetku vsake nove službe imate v glavi toliko nejasnih misli, da sploh ne veste, kaj vprašati, da bi se skristalizirale. To vodi do stanja, ko je pred vami veliko delovnih nalog, za katere niste prepričani, kako jih dokončati, saj ne poznate niti postopkov niti orodij, ki bi vam pri tem pomagali. Znajdete se v miselnem kaosu, ki ga ne znate očistiti, zato je vaša učinkovitost zmanjšana, kar lahko privede tudi do nezadovoljstva delodajalca, saj pravega razloga za vaš neuspeh ne bo poznal. Ko se znajdete v takšni situaciji, je vaša naloga, da se pogovorite z nadrejenim in s sodelavci ter prosite za pomoč pri delu. Dovolj je, da vam nakažejo začetek poti, saj boste od tam lažje nadaljevali. Čim prej razjasnite vse nejasnosti in dvome, kaj se od vas pričakuje.

2. Slabi zapiski
Nič ni narobe, če si zapiske pišete na navaden list papirja, dokler ga ne izgubite, a zanašanje na kratke alineje in »post it« listke privede do nereda tako na delovni mizi kot v glavi. Namesto tega si raje omislite pravi zvezek in svinčnik, ki ju neprestano nosite s seboj. Še bolje je, če si ustvarjate digitalne zapiske, ki jih lahko uredite po mili volji in do njih dostopate kadarkoli, pri čemer tudi nimajo prostorske omejitve. Na takšen način bodo vaši zapisi vedno urejeni in organizirani.

3. Neorganiziran poštni predal
V pisarnah so si ponekod omislili izraz »inbox zero«, kar pomeni stremenje k temu, da je vaša elektronska pošta čim bolj urejena in organizirana. Na začetku se vam morda ne bo zdelo smiselno, a čez čas, ko bo vaš poštni predal poln pomembne pošte in nepomembne navlake, boste vedeli, o čem pišemo. Primerno organizirana elektronska pošta vas bo rešila pred nepotrebno zmedo, še posebej ko boste plavali v delu in boste sproti pozabljali na stvari, ki ste jih že rešili. Vsak dan si zato vzemite trideset minut in se osredotočite na odgovarjanje po e-pošti, arhiviranje sporočil, premikanje v posamezne mape …

4. Dolgi in nesmiselni sestanki
Produktivno delo lahko zlahka zmotijo sestanki, ki od vas zahtevajo, da prekinete tok in se posvetite popolnoma drugim stvarem. Zagotovo ste že bili priča nepomembnim in dolgim sestankom, po katerih se vam je zdelo, da ste izgubili veliko časa, pridobili pa ničesar, zato je pomembno, da vedno stremite h kratkim jutranjim srečanjem, ki jih načrtujte in tudi sledite predvidenim točkam. Včasih so kratki sestanki ob kavi v sosednjem lokalu celo bolj produktivni od organiziranih v sejni sobi, saj ste veliko bolj sproščeni in s tem veliko bolj odprti za nove ideje. Ravno v takšnih okoljih so nevihte možganov najbolj učinkovite.

5. »Strupeno« delovno okolje
Za neproduktivno preživljanje delavnika sta lahko kriva tako hrup kot neprijetna tišina. Negativna energija zlahka preusmeri energijo od delovnih nalog in se zaradi nje osredotočite na nepomembne zadeve, k temu pa pripomorejo tudi »strupeni« sodelavci, ki vas »žrejo« na vsakodnevni ravni. Poskusite se odstraniti od vseh stresnih situacij, ki odžirajo vaš čas – če to pomeni opravljanje dela v drugi sobi, to storite, če vam pomagajo slušalke z glasbo, si jih nadenite.

6. Nepotrebni postopki
Morda se ne zavedate, a nesmiselni postopki, ki jih je uvedel nadrejeni, hitro privedejo do izgube časa. Če jih opazite, opozorite nanje in argumentirajte, zakaj menite, da so nepotrebni, ter podajte rešitev, za katero menite, da bo smiselna in za zaposlene prijaznejša. Pripravite se na oba odgovora: da in ne. Nadrejeni, ki mu mnenje zaposlenih veliko pomeni, bo upošteval vaše predloge in poskusil spremeniti način dela, tisti, ki mu bo vseeno, pa se za vas ne bo menil. V slednjem primeru je morda čas, da razmislite o zamenjavi delovnega mesta, še posebej če situacija postane nevzdržna.

ANJA DAMJANOVIĆ
za MojeDelo.com

Deli